Les mentions obligatoires de la facture

Un certain nombre de mentions doivent apparaître sur une facture de manière à respecter la législation en vigueur. Retour sur ces mentions obligatoires.

Qu'est ce qu'une facture ?

La facture est un élément commercial, juridique et comptable. Elle permet de justifier d'une opération commerciale entre deux entités mais aussi de matérialiser une transaction financière. Elle constitue donc un élément de preuve et un justificatif comptable et doit être conservée 10 ans.

Quelles sont les obligations envers les professionnels ? Envers les particuliers ?

La facturation entre professionnels est obligatoire dès lors qu'une transaction est opérée entre eux. La facture doit être délivrée soit au moment de la livraison de la marchandise, soit à la fin de l'exécution de la prestation de services.

Concernant les particuliers, dans le cas de vente de marchandises elle devient obligatoire si le client la demande, pour les ventes à distance ou bien pour les livraisons intracommunautaires éxonérées de TVA. S'il s'agit de prestations de services, la facture devient obligatoire à partir de 25€ TTC, si le client le demande ou encore pour certains travaux immobiliers.

Quels sont les mentions obligatoires ?

Certaines données sont des mentions obligatoires sur la facture pour que ce document soit valable légalement :

Dans l'en-tête :

- La date de la facture : il s'agit de la date à laquelle la facture est émise.

- Le numéro de la facture : il s'agit d'un numéro unique (faisant uniquement référence à cette facture) qui est basé sur une séquence chronologique et continue. Une facture ne peut pas être supprimée et doit être conservée. En cas d'erreur il faudra émettre un avoir pour annuler comptablement cette dernière.

- La désignation du vendeur et de l'acheteur : cette dernière doit contenir le numéro de SIREN pour les professionnels, la raison sociale, la structure juridique et l'adresse.

- L'adresse de facturation : si celle-ci est différente du siège social de l'entreprise

- Le numéro du bon de commande : uniquement si ce dernier a été établi de manière à permettre la traçabilité de cette commande.

- Le numéro de TVA intracommunautaire

Dans le corps de la facture :

- La date de la vente ou de la prestation de services : il faut indiquer la date de réalisation de la transaction.

- La dénomination précise et la quantité des produits ou services vendus : il est important de détailler les prestations réalisées ou les marchandises vendues tant en terme de désignation que de quantités pour éviter les litiges commerciaux.

- Le prix unitaire : il s'agit du prix unitaire HT des produits vendus ou du tarif horaire HT des prestations réalisées.

- Le taux de TVA applicable : le taux de TVA "normal" est de 20% mais il existe aussi 3 taux réduits de TVA (2,1%, 5,5%, 10%) pour la France métropolitaine (hors Corse et DOM). Il doit être indiqué pour chaque produit le taux de TVA applicable (notamment en cas de différents taux).

- L'éventuelle réduction de prix : il faudra indiquer les éventuelles rabais, remises et ristournes appliquée pour cette prestation. Attention, les escomptes ne doivent pas apparaître sur la facture.

- La somme totale à payer en HT et en TTC : il s'agit ici de récapituler les totaux HT et TTC.

Dans le pieds de page :

- Les informations sur le paiement : on indiquera pour cet item le délai de paiement et les conditions dans lesquelles ce dernier sera établi.

- Les pénalités applicables en cas de retard ou de non paiement : il s'agit d'indiquer le taux de pénalités exigible en cas de retard ou de non paiement, ainsi que l'indemnité forfaitaire de recouvrement (40€ par facture).

- Les conditions d'escompte : uniquement si ce dernier est possible

Quelles sont les mentions particulières ?

Pour certaines professions réglementées ou encore certaines activités, des mentions légales sont à faire apparaître :

Pour le BTP :

- En cas de sous-traitance, il est nécessaire de faire apparaître la mention "Auto-liquidation de la TVA" si c'est l'entreprise principale qui règle la TVA.

- L'artisan du bâtiment soumis à obligation d'assurance professionnelle décennale doit faire apparaître les références de son contrat, les coordonnées de l'assureur et du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie.

Pour les micro-entreprises :

- Les micro-entreprises doivent faire apparaître le nom ou nom d'usage du dirigeant, la dénomination utilisée pour l'exercice de l'activité professionnelle, précédé ou suivi de la mention "Entreprise individuelle" ou bien du sigle EI.

- S'ils sont concernés par la franchise de TVA, la mention "TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts" doit être inscrite sur la facture.

Autres cas :

- Si le vendeur ou le prestataire est membre d'un centre de gestion ou d'une association agréee, la mention "Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté".

- S'il s'agit d'une franchise, il est nécessaire de le préciser.

- Il est nécessaire de faire apparaître la qualité de locataire-gérant ou de gérant mandataire si tel est le cas.

Quels sont les risques en cas de non respect de ces mentions obligatoires ?

En cas de non respect, les contrevenants s'expose à :

- Une amende de 15€ par mention manquante ou inexistante sur une facture

- Une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Cette amende peut être doublée en cas de défaut de facturation, factures de complaisance et factures fictives.

Quels solutions ?

Pour ne pas avoir à s'inquiéter du non-respect de ces mentions légales, vous pouvez avoir recours à des logiciels de facturation (Henrri, Abby, Indy...) qui incluent automatiquement ces dernières. Cependant, il vous faut maîtriser certaines bases comptables pour vous assurer d'une facturation de qualité et surtout du temps ! L'idéal est d'avoir recours à des professionnels comme une assistante de gestion indépendante.